Đối với nhân viên lễ tân, ngoài việc đón tiếp khách hàng, giới thiệu các sản phẩm, dịch vụ tại khách sạn, việc thực hiện quy trình đặt phòng...
Đối với nhân viên lễ tân, ngoài việc đón tiếp khách hàng, giới thiệu các sản phẩm, dịch vụ tại khách sạn, việc thực hiện quy trình đặt phòng khách sạn rất quan trọng. Vậy bạn biết gì về quy trình này? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.
Đây là trình tự các bước công việc mà nhân viên lễ tân phải thực hiện khi nhận được thông tin đặt phòng của khách hàng. Đặt phòng là sự thỏa thuận giữa khách hàng với bộ phận lễ tân khách sạn về loại phòng, số lượng phòng cùng các yêu cầu đặc biệt khác trong thời gian lưu trú. Trong tiếng Anh, quy trình đặt phòng khách sạn được gọi là hotel reservation process. Khi học chuyên ngành khách sạn, các bạn sẽ được học thuật ngữ này.
Việc đặt phòng có thể được tiến hành thông qua cuộc gọi điện thoại, trên website hoặc đặt phòng trực tiếp. Đây là những công việc hàng ngày và bộ phận lễ tân phải thực hiện. Tuy công việc nhận đặt phòng không phức tạp nhưng đòi hỏi nhân viên lễ tân cần cẩn thận, nghe rõ yêu cầu của khách hàng để tránh xảy ra nhầm lẫn.
Khách hàng có thể lên các trang web của khách sạn để nhận báo giá, xem chi tiết các hình ảnh về buồng phòng một cách rất tiện lợi. Chỉ cần với một chiếc smartphone, các bạn đã có thể xem qua hết về phòng tại khách sạn, chi phí, các dịch vụ kèm theo.
Với hình thức này, khách hàng có thể đến trực tiếp tại khách sạn để nhận báo giá về dịch vụ tại bộ phận lễ tân. Các dịch vụ kèm theo, các khoản chi phí phát sinh trong quá trình lưu trú tại khách sạn
Nơi trung gian hiện nay có thể kể đến là các hãng du lịch, công ty lữ hành, hãng hàng không, văn phòng du lịch,... Đây đều là các đại lý trung gian phổ biến nhất có liên kết với khách sạn, phí dịch vụ tính theo phần trăm tùy thỏa thuận theo hợp đồng.
Giữa khách hàng và khách sạn sẽ có những thỏa thuận nhất định như: Thanh toán trước toàn bộ hoặc một phần tiền phòng, đặt cọc phòng theo phần trăm nhất định. Khi đó, khách sạn phải tiến hành giữ phòng đã đặt đến thời điểm checkout. Nếu khách không đến, không thông báo hủy đặt phòng, khi hết thời gian đặt phòng, nhân viên lễ tân sẽ thông báo hủy đặt phòng.
Đây là hình thức đặt phòng khách hàng chỉ đăng ký giữ phòng. Mỗi khách sạn sẽ có thời gian quy định cụ thể về việc đặt giữ phòng. Khi quá thời gian giữ phòng trong ngày mà khách không đến checkin, khách sạn sẽ tiến hành hủy đặt phòng, cho khách hàng khác thuê.
1. Trả lời điện thoại
2. Hỏi về yêu cầu chung của khách hàng
3. Hỏi về các yêu cầu đặc biệt
4. Lặp lại yêu cầu của khách hàng
5. Xác minh khả năng đáp ứng
6. Xác định phương pháp đảm bảo đặt chỗ
7. Xác định thông tin liên hệ và chi tiết đặt chỗ
8. Cung cấp số đặt phòng của bạn cho khách
9. Kết thúc cuộc gọi
10. Hoàn thành chi tiết đặt vé
Quy trình đặt phòng khách sạn là một trong những công việc quen thuộc hàng ngày mà bộ phận lễ tân thực hiện. Trên đây là một số chia sẻ về các bước và nội dung cơ bản của quy trình này, hy vọng đã mang lại cho các bạn những thông tin bổ ích, góp phần cho việc thực hiện nhiệm vụ được tốt hơn.
Quy trình đặt phòng khách sạn là gì?
 |
| Quy trình đặt phòng khách sạn là gì? |
Đây là trình tự các bước công việc mà nhân viên lễ tân phải thực hiện khi nhận được thông tin đặt phòng của khách hàng. Đặt phòng là sự thỏa thuận giữa khách hàng với bộ phận lễ tân khách sạn về loại phòng, số lượng phòng cùng các yêu cầu đặc biệt khác trong thời gian lưu trú. Trong tiếng Anh, quy trình đặt phòng khách sạn được gọi là hotel reservation process. Khi học chuyên ngành khách sạn, các bạn sẽ được học thuật ngữ này.
Việc đặt phòng có thể được tiến hành thông qua cuộc gọi điện thoại, trên website hoặc đặt phòng trực tiếp. Đây là những công việc hàng ngày và bộ phận lễ tân phải thực hiện. Tuy công việc nhận đặt phòng không phức tạp nhưng đòi hỏi nhân viên lễ tân cần cẩn thận, nghe rõ yêu cầu của khách hàng để tránh xảy ra nhầm lẫn.
Các hình thức đặt phòng khách sạn
 |
| Các hình thức đặt phòng khách sạn |
1. Đặt phòng khách sạn online
Khách hàng có thể lên các trang web của khách sạn để nhận báo giá, xem chi tiết các hình ảnh về buồng phòng một cách rất tiện lợi. Chỉ cần với một chiếc smartphone, các bạn đã có thể xem qua hết về phòng tại khách sạn, chi phí, các dịch vụ kèm theo.
2. Quy trình đặt phòng khách sạn trực tiếp
Với hình thức này, khách hàng có thể đến trực tiếp tại khách sạn để nhận báo giá về dịch vụ tại bộ phận lễ tân. Các dịch vụ kèm theo, các khoản chi phí phát sinh trong quá trình lưu trú tại khách sạn
3. Quy trình đặt phòng khách sạn qua trung gian
Nơi trung gian hiện nay có thể kể đến là các hãng du lịch, công ty lữ hành, hãng hàng không, văn phòng du lịch,... Đây đều là các đại lý trung gian phổ biến nhất có liên kết với khách sạn, phí dịch vụ tính theo phần trăm tùy thỏa thuận theo hợp đồng.
Các loại đặt phòng khách sạn
1. Đặt phòng đảm bảo
Giữa khách hàng và khách sạn sẽ có những thỏa thuận nhất định như: Thanh toán trước toàn bộ hoặc một phần tiền phòng, đặt cọc phòng theo phần trăm nhất định. Khi đó, khách sạn phải tiến hành giữ phòng đã đặt đến thời điểm checkout. Nếu khách không đến, không thông báo hủy đặt phòng, khi hết thời gian đặt phòng, nhân viên lễ tân sẽ thông báo hủy đặt phòng.
2. Đặt phòng không đảm bảo
Đây là hình thức đặt phòng khách hàng chỉ đăng ký giữ phòng. Mỗi khách sạn sẽ có thời gian quy định cụ thể về việc đặt giữ phòng. Khi quá thời gian giữ phòng trong ngày mà khách không đến checkin, khách sạn sẽ tiến hành hủy đặt phòng, cho khách hàng khác thuê.
Quy trình nhận đặt phòng khách sạn
 |
| Quy trình nhận đặt phòng khách sạn |
1. Trả lời điện thoại
2. Hỏi về yêu cầu chung của khách hàng
3. Hỏi về các yêu cầu đặc biệt
4. Lặp lại yêu cầu của khách hàng
5. Xác minh khả năng đáp ứng
6. Xác định phương pháp đảm bảo đặt chỗ
7. Xác định thông tin liên hệ và chi tiết đặt chỗ
8. Cung cấp số đặt phòng của bạn cho khách
9. Kết thúc cuộc gọi
10. Hoàn thành chi tiết đặt vé
Quy trình đặt phòng khách sạn là một trong những công việc quen thuộc hàng ngày mà bộ phận lễ tân thực hiện. Trên đây là một số chia sẻ về các bước và nội dung cơ bản của quy trình này, hy vọng đã mang lại cho các bạn những thông tin bổ ích, góp phần cho việc thực hiện nhiệm vụ được tốt hơn.
